प्रिंट प्रीव्यू शॉर्टकट कुंजी: यह क्या है और एमएस एक्सेल, वर्ड और पीडीएफएस में इसका उपयोग कैसे करें

प्रिंट पूर्वावलोकन एक मूल्यवान उपकरण है जो उपयोगकर्ताओं को यह देखने की अनुमति देता है कि लेआउट, स्वरूपण और सामग्री में सटीकता सुनिश्चित करने के लिए एक दस्तावेज़ कैसे दिखाई देगा। प्रिंट करने से पहले एक दृश्य प्रतिनिधित्व की पेशकश करके, यह त्रुटियों से बचने में मदद करता है, समय बचाता है और कचरे को कम करता है। Ctrl + P जैसी शॉर्टकट कुंजियों के माध्यम से सुलभ, यह अभिविन्यास, मार्जिन और प्रतियों जैसी सेटिंग्स में त्वरित समायोजन को सक्षम बनाता है। यह सुविधा एक्सेल, वर्ड और पीडीएफ दर्शकों जैसे विभिन्न अनुप्रयोगों में दक्षता बढ़ाती है। यहां एक गाइड है जो आपको इस उपकरण का उपयोग करने में मदद करेगा, जो एमएस एक्सेल, वर्ड और पीडीएफएस में है।

प्रिंट पूर्वावलोकन शॉर्टकट कुंजी क्या है?

छाप पूर्वावलोकन शॉर्टकट कुंजी एक कीबोर्ड कमांड है जो उपयोगकर्ताओं को यह देखने की अनुमति देता है कि मुद्रित होने पर एक दस्तावेज़ कैसे दिखेगा, वास्तव में इसे प्रिंट किए बिना। यह सुविधा यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि दस्तावेज़ का लेआउट, स्वरूपण और समग्र उपस्थिति मुद्रण से पहले सही है, संभावित रूप से समय और संसाधनों की बचत करें।

Microsoft Excel के लिए प्रिंट प्रीव्यू शॉर्टकट कुंजी

Microsoft Excel में, प्रिंट पूर्वावलोकन का उपयोग करने के लिए प्राथमिक शॉर्टकट कुंजी CTRL + F2 है। यह कमांड सीधे प्रिंट प्रीव्यू विंडो को खोलता है, यह प्रदर्शित करता है कि प्रिंट होने पर स्प्रेडशीट कैसे दिखाई देगी। उपयोगकर्ता विभिन्न पृष्ठों के माध्यम से नेविगेट कर सकते हैं दस्तावेज़ इस दृश्य में और प्रिंट जॉब को अंतिम रूप देने से पहले आवश्यक समायोजन करें।

Excel में प्रिंट पूर्वावलोकन का उपयोग करने के चरण:

1. अपने डिवाइस पर Microsoft Excel खोलें और उस स्प्रेडशीट को खोलें जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं।
2. आगे बढ़ने से पहले, यह सुनिश्चित करें कि कोई भी बदलाव खोने से बचने के लिए आपका काम सहेजा गया है। अपने दस्तावेज़ को जल्दी से बचाने के लिए शॉर्टकट Ctrl + S का उपयोग करें।
3. अपने कीबोर्ड पर CTRL + F2 दबाएं। यह प्रिंट संवाद बॉक्स को एक पूर्वावलोकन के साथ खोलेगा कि मुद्रित होने पर आपकी स्प्रेडशीट कैसे दिखेगी।
4. प्रिंट पूर्वावलोकन विंडो में, आप देख सकते हैं कि आपका दस्तावेज़ कागज पर कैसे दिखाई देगा। किसी भी स्वरूपण मुद्दों या क्षेत्रों पर ध्यान दें जिन्हें समायोजन की आवश्यकता है।
5. यदि आपकी स्प्रेडशीट में कई पृष्ठ हैं, तो प्रत्येक पृष्ठ के माध्यम से स्क्रॉल करने के लिए पूर्वावलोकन विंडो के नीचे तीर का उपयोग करें। आप बॉक्स में एक पृष्ठ संख्या भी टाइप कर सकते हैं और उस विशिष्ट पृष्ठ पर कूदने के लिए एंटर को हिट कर सकते हैं।
6. प्रिंट पूर्वावलोकन इंटरफ़ेस में, सेटिंग्स को संशोधित करें जैसे:
   • प्रतियों की संख्या: कॉपीज़ बॉक्स में, निर्दिष्ट करें कि आप कितनी प्रतियां प्रिंट करना चाहते हैं।
   • पेज ओरिएंटेशन: अपने कंटेंट लेआउट के आधार पर पोर्ट्रेट और लैंडस्केप ओरिएंटेशन के बीच चुनें।
   • स्केलिंग विकल्प: मुद्रित पृष्ठ पर अपनी सामग्री को ठीक से फिट करने के लिए आवश्यक यदि आवश्यक हो तो स्केलिंग सेटिंग्स समायोजित करें।
   • मुद्रण क्षेत्र चयन: यदि आप केवल अपनी स्प्रेडशीट के एक विशिष्ट खंड को प्रिंट करना चाहते हैं, तो पहले उस क्षेत्र का चयन करें, फिर इसे पेज लेआउट टैब के तहत प्रिंट क्षेत्र के रूप में सेट करें।

Microsoft Word के लिए प्रिंट प्रीव्यू शॉर्टकट कुंजी

Microsoft Word में, उपयोगकर्ता उसी शॉर्टकट कुंजी का उपयोग करके प्रिंट पूर्वावलोकन सुविधा का उपयोग कर सकते हैं एक्सेल: CTRL + P. यह कमांड एक डायलॉग बॉक्स खोलता है जिसमें प्रिंटिंग विकल्प और एक दृश्य प्रतिनिधित्व दोनों शामिल हैं कि दस्तावेज़ एक बार मुद्रित होने के बाद कैसे दिखाई देगा।

वर्ड में प्रिंट पूर्वावलोकन का उपयोग करने के चरण:

1. Microsoft Word खोलें और उस दस्तावेज़ को खोलें जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं।
2. अपने दस्तावेज़ में किए गए किसी भी परिवर्तन को सहेजने के लिए CTRL + S का उपयोग करें।
3. अपने कीबोर्ड पर CTRL + F2 दबाकर प्रिंट पूर्वावलोकन को एक्सेस करें, जो आपके दस्तावेज़ के पूर्वावलोकन के साथ प्रिंट संवाद बॉक्स को खोलता है।
4. प्रिंट संवाद का दाईं ओर यह प्रदर्शित करता है कि मुद्रित होने पर प्रत्येक पृष्ठ कैसे दिखेगा। स्वरूपण, चित्र और पाठ संरेखण पर ध्यान दें।
5. अपने दस्तावेज़ के विशिष्ट वर्गों पर करीब से नज़र डालने के लिए प्रिंट पूर्वावलोकन विंडो में उपलब्ध ज़ूम विकल्प का उपयोग करें।
6. यदि आपको पूर्वावलोकन के दौरान त्रुटियां या प्रारूपण समस्याएं पाते हैं:
   • प्रिंट संवाद बंद करें और संपादन मोड पर लौटें।
   • आवश्यक समायोजन करें (जैसे, टाइपोस को ठीक करना, मार्जिन को समायोजित करना)।
   • परिवर्तन करने के बाद चरण 3-6 दोहराएं।

पीडीएफ फाइल के लिए प्रिंट प्रीव्यू शॉर्टकट कुंजी

पीडीएफ के साथ काम करते समय फ़ाइलेंचाहे एडोब एक्रोबैट रीडर या अन्य पीडीएफ दर्शकों में, यह फ़ंक्शन उपयोगकर्ताओं को यह देखने की अनुमति देता है कि कागज पर होने से पहले मुद्रित होने पर उनका पीडीएफ दस्तावेज़ कैसा दिखेगा।

पीडीएफ फ़ाइलों में प्रिंट पूर्वावलोकन का उपयोग करने के चरण:

1. अपने डिवाइस पर स्थापित Adobe Acrobat Reader या किसी अन्य PDF व्यूअर को लॉन्च करें।
2. पीडीएफ फाइल खोलें जिसे आप प्रिंटिंग से पहले समीक्षा करना चाहते हैं।
3. Alt + P दबाएं, जो एक प्रिंट संवाद खोलता है जिसमें एक पूर्वावलोकन शामिल है कि मुद्रित होने पर आपका दस्तावेज़ कैसे दिखाई देगा।
4. ओपन प्रीव्यू मोड जहां इस संवाद का दाईं ओर दिखाता है कि मुद्रित होने पर आपके पीडीएफ का प्रत्येक पृष्ठ कैसे दिखेगा। सुनिश्चित करें कि सभी तत्व दिखाई दे रहे हैं और सही ढंग से स्वरूपित हैं।
5. यदि पूर्वावलोकन मोड में तत्व कैसे दिखाई देते हैं (जैसे पाठ को काट दिया जा रहा है) के साथ समस्याएं हैं

मुद्रण मोड से बाहर बंद करें और यदि आवश्यक हो तो एक पीडीएफ संपादक में समायोजन करें (इसके लिए अतिरिक्त आवश्यकता हो सकती है सॉफ़्टवेयर)।